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公文办理须『三问』
作者:佚名 文章来源:本站原创 点击数:1148 更新时间:2015/7/17 17:41:52
公文办理须『三问』
     
  

◎文/ 李益霖

 

在笔者看来,办理公文时,办件人员需要针对待办公文提三个问题并找出答案,公文自然就能办理好。这“三问”是:是什么?从哪里来?到哪里去?每个大问又包含了三个小问。

第一问:是什么?

这是从事公文办理工作应有的第一反应,重在初步浏览公文并根据三个小问题作出判断:

一问类型,即判断公文是送阅件、请示件还是需要转办的领导批示件,是需要进行规范性处理还是可以直接呈送领导,从而确定依据什么样的办理规定办件。

二问正误,即判断公文是否存在瑕疵,例如行文格式是否规范、文件各种要素是否一应俱全、文种使用是否恰当等,从而确定文件应进入办理程序还是退文程序。

三问缓急,即根据公文的“急件”等明显标识或文中涉及事项时限的关键词来判断缓急程度,从而确定公文是否立即办理甚至是特事特办。

第一大问是“三问”中最关键的,其核心作用在于对经手公文作出初步判断,找准着手方向和办理路径,掌控办理速度。

第二问:从哪里来?

这一问重在认真阅读公文,通过分析判断形成办理意见。

一问流转,判断公文是新接件还是过程件。若为新接件,要侧重把握公文出处和内容性质;若为过程件,则还要分析公文流转过哪些部门,有哪些领导签批过,部门意见和领导签批意见分别是什么。

二问背景,不仅要充分了解公文的时间背景、政策背景等,还应了解来文所言事项是惯例性还是新增性,是常规性还是突发性,公文是否依领导授意报送等。

三问意图,认真梳理来文信息,着重弄清来文意图和内容实质,即判断来文单位报文目的何在,公文内容是陈述性的、报告性的,还是建议性的、请示性的。

以上述三项分析判断作为参考依据,形成办理意见,第二问即告完成。

第三问:到哪里去?

在经过了第一问的初步判断和第二问的具体分析之后,第三问重在准确拿捏公文如何出手。

一问路径。即确定公文的签批和流转方向,在已提出办理意见后,领导的签批顺序如何,是只需在自己单位内传签还是需要会签;在领导同意办理意见后,公文的运行方向如何,是单向流转还是圆周流转。

二问方式。即确定公文的送签和流转方式,是采用普通方式还是保密方式,是采用机要交换还是专人送取等。

三问时效。即确定公文的流转速度,个别公文在办理过程中缓急程度会发生变化,出手时要特别注意。

按照“三问”的思路办理公文,能有效提高办件效率,特别是能够帮助刚接触公文办理工作的同志,从大量不知何时用、如何用的规矩条款中解放出来,迅速厘清办件头绪,更快上手。 

(作者单位:四川省委办公厅秘书处)

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